Jakie są obowiązki związane z używaniem kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna jest jednym z kluczowych narzędzi służących do ewidencjonowania sprzedaży w firmach obsługujących klientów indywidualnych. Jej prawidłowa eksploatacja wymaga stosowania szeregu procedur przewidzianych w przepisach podatkowych. Przedsiębiorca musi zadbać o poprawność zapisów, terminowe raporty oraz stan techniczny urządzenia, ponieważ każdy błąd może skutkować nieprawidłową ewidencją obrotu i konsekwencjami podatkowymi.

Prawidłowa ewidencja i obowiązek sporządzania raportów

Podstawowym obowiązkiem jest rejestrowanie każdej sprzedaży i wydawanie paragonu w momencie realizacji transakcji. Kasa musi być gotowa do pracy przez cały czas prowadzenia działalności, a operator urządzenia powinien każdorazowo weryfikować poprawność wprowadzonych danych. Nieodzowne jest również sporządzanie raportu dobowego po zakończeniu sprzedaży oraz raportu miesięcznego, który stanowi podstawę rozliczeń z urzędem skarbowym. W przypadku kas online dochodzi dodatkowo konieczność zapewnienia stałego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas, aby dane były przesyłane automatycznie.

Przeglądy okresowe i współpraca z autoryzowanym serwisem

Kolejnym obowiązkiem jest zapewnienie regularnej kontroli technicznej, którą wykonuje autoryzowany serwis kas fiskalnych. Przeglądy muszą być przeprowadzane nie rzadziej niż co dwa lata, a zaniedbanie tego obowiązku może skutkować karami finansowymi. Podczas przeglądu sprawdzany jest stan modułu fiskalnego, poprawność działania pamięci, oprogramowania oraz elementów odpowiedzialnych za druk paragonów. W przypadku awarii przedsiębiorca ma obowiązek natychmiast zgłosić ją do serwisu, a urządzenie musi zostać wyłączone z użytkowania do czasu usunięcia usterki.

Dbanie o dokumentację, stan urządzenia i ciągłość ewidencji

Użytkownik kasy fiskalnej odpowiada nie tylko za obsługę urządzenia, lecz także za prowadzenie pełnej dokumentacji, w tym książki serwisowej, protokołów przeglądów oraz potwierdzeń zgłoszeń serwisowych. Niezbędne jest również dbanie o stan eksploatacyjny: właściwe ustawienia daty i godziny, właściwe działanie drukarki, prawidłowy rodzaj papieru oraz regularne kontrolowanie poziomu baterii w kasach przenośnych. W sytuacjach takich jak utrata pamięci fiskalnej lub poważna awaria konieczne jest przeprowadzenie procedur zgodnych z przepisami, co wymaga współpracy z profesjonalnym serwisem kas fiskalnych, który poprowadzi proces zgodnie z wymogami technicznymi.